El método Ivy Lee: la rutina diaria recomendada por los expertos para lograr la máxima productividad

Schwab era el presidente de Bethlehem Steel Corporation, el constructor naval más grande y el segundo productor de acero más grande de Estados Unidos en ese momento. El famoso inventor Thomas Edison una vez se refirió a Schwab como el «maestro estafador». Constantemente buscaba una ventaja sobre la competencia.

Un día de 1918, en su afán por aumentar la eficiencia de su equipo y descubrir mejores formas de hacer las cosas, Schwab organizó una reunión con una consultora de productividad muy respetada llamada Ivy Lee.

Lee fue un exitoso hombre de negocios por derecho propio y es ampliamente recordado como un pionero en el campo de las relaciones públicas. Según cuenta la historia, Schwab llevó a Lee a su oficina y le dijo: «Muéstrame una manera de hacer más cosas».

«Dame 15 minutos con cada uno de tus ejecutivos», respondió Lee.

“¿Cuánto me costará?”, Preguntó Schwab.

«Nada», dijo Lee. “A menos que funcione. Después de tres meses, puede enviarme un cheque por lo que crea que vale para usted «.

El método Ivy Lee

Durante sus 15 minutos con cada ejecutivo, Ivy Lee explicó su sencilla rutina diaria para lograr la máxima productividad:

  1. Al final de cada día de trabajo, escriba las seis cosas más importantes que necesita lograr mañana. No escriba más de seis tareas.
  2. Priorice esos seis elementos en orden de su verdadera importancia.
  3. Cuando llegue mañana, concéntrese solo en la primera tarea. Trabaje hasta que termine la primera tarea antes de pasar a la segunda.
  4. Acérquese al resto de su lista de la misma manera. Al final del día, mueva los elementos sin terminar a una nueva lista de seis tareas para el día siguiente.
  5. Repita este proceso todos los días hábiles.

La estrategia parecía simple, pero Schwab y su equipo ejecutivo de Bethlehem Steel la probaron. Después de tres meses, Schwab estaba tan encantado con el progreso que había logrado su empresa que llamó a Lee a su oficina y le escribió un cheque por $ 25,000.

Un cheque de $ 25,000 emitido en 1918 es el equivalente a un cheque de $ 400,000 en 2015.

El método de Ivy Lee de priorizar su lista de tareas parece estúpidamente simple. ¿Cómo es posible que algo así de simple valga tanto?

¿Qué lo hace tan efectivo?

Consultora de productividad Ivy Lee
Retrato de Ivy Ledbetter Lee desde principios del siglo XX. (Fotógrafo: Desconocido)

Sobre la buena gestión de las prioridades

El método de productividad de Ivy Lee utiliza muchos de los conceptos sobre los que he escrito anteriormente.

Esto es lo que lo hace tan efectivo:

Es lo suficientemente simple como para funcionar. La principal crítica de métodos como este es que son demasiado básicos. No explican todas las complejidades y matices de la vida. ¿Qué sucede si surge una emergencia? ¿Qué hay de usar la última tecnología para nuestro máximo beneficio? En mi experiencia, la complejidad es a menudo una debilidad porque dificulta retomar el rumbo . Sí, surgirán emergencias y distracciones inesperadas. Ignóralos tanto como sea posible, ocúpate de ellos cuando sea necesario y vuelve a tu lista de tareas prioritarias lo antes posible. Use reglas simples para guiar el comportamiento complejo.

Te obliga a tomar decisiones difíciles. No creo que haya nada mágico en el número de seis tareas importantes de Lee por día. Con la misma facilidad, podrían ser cinco tareas por día. Sin embargo, creo que hay algo mágico en imponerse límites a uno mismo. Creo que lo mejor que puede hacer cuando tiene demasiadas ideas (o cuando está abrumado por todo lo que necesita hacer) es podar sus ideas y eliminar todo lo que no sea absolutamente necesario. Las restricciones pueden hacerte mejor . El método de Lee es similar a la regla 25-5 de Warren Buffett , que requiere que te concentres en solo 5 tareas críticas e ignores todo lo demás. Básicamente, si no te comprometes con nada, todo te distraerá .

Elimina la fricción del arranque. El mayor obstáculo para terminar la mayoría de las tareas es comenzarlas. (Levantarse del sofá puede ser difícil, pero una vez que realmente empiezas a correr, es mucho más fácil terminar tu entrenamiento). El método de Lee te obliga a decidir tu primera tarea la noche antes de ir a trabajar. Esta estrategia ha sido increíblemente útil para mí: como escritor, puedo perder tres o cuatro horas debatiendo sobre qué debería escribir en un día determinado. Sin embargo, si lo decido la noche anterior, puedo despertarme y empezar a escribir de inmediato. Es simple, pero funciona. Al principio, comenzar es tan importante como tener éxito.

Requiere que hagas una sola tarea. La sociedad moderna ama la multitarea. El mito de la multitarea es que estar ocupado es sinónimo de ser mejor. Exactamente lo contrario es cierto. Tener menos prioridades conduce a un mejor trabajo. Estudie a expertos de clase mundial en casi cualquier campo (atletas, artistas, científicos, maestros, directores ejecutivos) y descubrirá una característica que los atraviesa: el enfoque. La razón es simple. No puede ser excelente en una tarea si constantemente divide su tiempo de diez maneras diferentes. El dominio requiere concentración y coherencia .

¿La línea de fondo? Haga lo más importante primero cada día. Es el único truco de productividad que necesita.